Descartes Systems Group Inc

Aperçu général

Lorsque Descartes a décidé d'étendre sa présence dans le B2B, entreprise à entreprise, la société canadienne était s'attendant à réduire de 75% le délai d'exécution des retournements d'un appel d'offres, enregistre sur le dédoublement des efforts, minimise les erreurs et réduit les coûts d'exploitation. le système Ocean Negotiator initié par Descartes et Inttra, un client de Descartes, avec la mission de créer des normes et une solution qui répondent aux besoins des expéditeurs, des et besoins de transporteur. La solution devrait résoudre les inefficacités et le manque de normalisation dans le processus d'appel d'offres. Cette application B2B devrait être un espace virtuel où les expéditeurs donnent aux transporteurs la possibilité de soumissionner sur leurs envois. Et certaines expéditeurs pourraient négocier s’ils ne veulent qu’avec leurs transporteurs préférés dans le cadre du contrat processus.  

A propos du client

Descartes un des principaux fournisseurs de solutions logicielles en tant que service (software-as-a-service - SaaS), est livreur des résultats à travers le monde aujourd'hui aux organisations qui utilisent beaucoup des services dans la logistique.

Les clients de Descartes comprennent environ 1 600 transporteurs terrestres et plus de 90 compagnies aériennes, 30 transporteurs, 900 transitaires et des tiers fournisseurs de services logistiques et des centaines de fabricants, détaillants, distributeurs, particuliers les propriétaires de flotte et les organismes de réglementation.

Le grand défi

Descartes cherchait une occasion d'avoir un système qui permettra aux expéditeurs et aux transporteurs d'accéder aux opportunités commerciales en ligne; les expéditeurs peuvent donner aux transporteurs la possibilité de soumissionner ou négocier, et les transporteurs pourraient soumettre les réponses aux offres par voie électronique.
Le service centralisé de gestion des appels d’offres étant inondé de documentation papier, qui devait être scindé en métiers de sous-traitance, de qu'il y avait jusqu'à quarante, puis distribué à au moins trois entreprises de chaque groupe professionnel de tarification. Quand le prix a été complété et les offres reçus des sous-traitants, ils ont dû être consolidé dans un seul document pour soumission au client.
Risques:
• Les expéditeurs doivent veiller à ce que tous la documentation affichée est correcte
• Les expéditeurs sont responsables de veiller à ce que les transporteurs comprennent comment soumettre leurs réponses à le boîtier électronique d'appel d'offres
• les transporteurs doivent être proactifs pour accéder à Ocean Négociateur et comprendre comment utiliser le système.

Résultats

Le délai de préparation d'un appel d'offres a été réduit de 80%. Le système permet également d’économiser les efforts en double, minimise les erreurs, est compatible avec leur système d'assurance qualité, et est estimé à économiser 200 000 $ annuellement. Ocean Negotiator (Négociateur Océan) simplifie également le processus de collecte et d'analyse des offres multiples pour contrats de transport maritime. Ce puissant analytique outil fournit un moyen convivial de visualiser la classement des cours par ligne de commerce et par transporteur, voir instantanément l'impact de la sélection du transporteur décisions sur vos coûts. Ocean Negotiator (Négociateur Océan) standardise les données de plusieurs opérateurs pour permettre les clients à coordonner de manière transparente leur processus d'appel d'offres.

Les avantages de l'appel d'offre comprennent:
- Définition des données et du format par les préférences des expéditeurs (configuration unique)
- Prise en charge de plusieurs demandes de routage uniques et champs définis par l'utilisateur (user defined fields - UDF)
- Plateforme pour télécharger / télécharger des données vers et depuis Excel
- Nettoyage et validation automatisés des données
- Possibilité de joindre des documents et de citer instructions pour les transporteurs
- Prise en charge de plusieurs tours d'appel d'offres
- Possibilité d'afficher le classement des citations de transporteur et comparer le tarif océanique, le tarif total ou les suppléments dans un format uniforme
- Processus de nomination automatisé dès le dernier jour réponse reçue
- Possibilité de stocker et de réutiliser des données pour de nouveaux appels d'offres
- Capacité d'intégration dans la gestion des contrats
- Standardise les données dans un référentiel centralisé sécurisé
- Réduit les tâches administratives, les interventions manuelles, les coûts et le temps de mettre en œuvre
- Améliore l'accès global aux informations sur les tarifs / services
- Maintient des données historiques utilisables
- Permet une réponse «interactive» plus rapide
- raccourcit le cycle d'appel d'offres et élimine corrections
- Permet l’évaluation des réponses en fonction de divers critères (temps de transit, fréquence, prix et plus)
- Fournit une solution sécurisée, géographiquement indépendante service de logement pour les réponses. La soumission peut être envoyée à tous les transporteurs
- Réduit le besoin de publicité dans certains cas appels d'offres dans les journaux
- Réduit les demandes téléphoniques des agences, comme tous les appels d'offres documentation, mises à jour et informations sur les récompenses sont disponible en ligne
- accélère le processus d’approvisionnement pour les deux agences et fournisseurs, les cahiers des charges n’ayant pas besoin d’être envoyé par la poste
- Réduit le coût pour les fournisseurs de répondre aux offres parce qu'il n'y a pas d'impression ou de livraison coûts
- Aucun frais n'est facturé aux expéditeurs ou aux transporteurs pour utilisation

Technologies

- Windows Server et Oracle
- VB 6.0 COM, COM+, DCOM, VB.Net, .Net
- Toad, XML Spy, Microsoft Project


 

 

Solution

Conet-Tech helped Descartes and Inttra to deliver a global e-commerce shipping platform. We developed the Ocean Negotiator to be the web based electronic tendering system. Over 2,500 tenders are published annually and more than 1,000 carriers are registered to use the system. The Ocean Negotiator creates substantial benefits by decreasing sourcing time, the cost of tendering for carriers, and by improving the management of tender processes.

Descartes uses industry standard tools like Excel to integrate data into the application enabling the shipper to get started with little effort. Descartes offers one central repository for the data eliminating the opportunity for potentially viewing wrong data versions while making decisions.

All screens use filters, which can minimize the amount of data you view to your specified criteria.

All history is maintained and viewed throughout the process. Both shippers and carriers can set aliases that are meaningful to them for locations, accessorial charges and equipment types.

Shippers now have the ability to not only set preferences for service level but will be able to view responses taking into consideration their established criteria. Carriers can now have a common platform from which they can offer their customers the ability to submit global tenders.

Shippers have access to a common decision support tool that allows consistent evaluation of carrier responses
 

Proces

The Ocean Negotiator enables carriers to access tender information and submit tender responses electronically. Carriers can browse the Ocean Negotiator simply by accessing the website, but must register in order to download tender information and electronically lodge tenders. Carriers can also register to automatically receive emails that notify them of tender opportunities directly related to areas that they have indicated are of interest. The Ocean Negotiator also provides carriers with the opportunity to view tender award information under the ‘Contracts’ section.

The Ocean Negotiator’s electronic tender box uses encryption software to ensure the security of tender responses. The electronic tender box is similar to a traditional tender box: it is only opened after the tender has closed and when an authorised committee is present.